Otimizar a organização de eventos: Concerto de Sean Paul com o myPOS

Sean Paul, a sensação da Dancehall, conquistou recentemente uma multidão de mais de 15.000 fãs no Cinecittà World em Itália. O concerto foi organizado pela Luxury Events e a Undermoon que partilharam as suas experiências de como organizar um evento extraordinário e reduzir custos através das opções de pagamento sem numerário.

Os desafios de organizar um evento

Escolha do local e logística

Escolher o local certo para o concerto é decisivo para determinar o sucesso de um evento no geral. Fatores como acústica, localização, acessibilidade e alojamento devem de ser avaliados cuidadosamente para uma experiência memorável, tanto para a audiência como para os artistas. Os organizadores têm que garantir que o local pode alojar o número esperado de espetadores, ao mesmo tempo que implementam as normas de segurança aplicáveis no controlo de multidões. A organização logística é igualmente essencial, incluindo os aspetos como agendamento de cargas e descargas e estacionamento para assegurar operações fáceis e eficientes, enquanto minimizam os contratempos.

O local escolhido para o concerto de Sean Paul foi o Cinecittà World em Roma – um parque de diversões cinematográfico com uma extensão de mais de 30 hectares. O parque não só ofereceu espaço suficiente para os fãs, mas também gerou uma experiência abrangente para o próprio concerto. Dependendo da escolha do bilhete, os fãs tiveram a oportunidade de explorar algumas das 40 atrações mais emocionantes, situadas na área dos seus 7 cinemas temáticos. Além do mais, conseguiram reservar um hotel para ficar perto do local, tornando a experiência bem organizada e conveniente.

Gestão do tempo

Percorrer a complexidade da gestão do tempo na programação de eventos é uma tarefa complicada, especialmente quando se tem de coordenar com os artistas. A comunicação precisa, a organização e a atenção ao detalhe são indispensáveis para uma experiência agradável.

No contexto do concerto do Sean Paul, a Luxury events e a Undermoon estabelecem flexibilidade na programação para ajustar às circunstâncias imprevistas, assegurando uma transição moderada entre ações. O concerto começou com o set de DJ Ludovica Pagani, seguido de uma breve pausa no caso de algum atraso. Então, o evento principal contou com a presença de Sean Paul acompanhado pela sua banda e grupo de dança. Depois disso, as festividades passaram para a atuação do set do DJ da Radio Mambo, proporcionando uma festa envolvente pós-evento para os fãs continuarem a desfrutar da noite. Esta programação cuidadosa contribuiu para um evento bem coordenado, permitindo ajustamentos sem perturbar o fluxo no geral.

Orçamentação e gestão financeira

Os condicionalismos financeiros representam um desafio considerável para a organização de grandes concertos. Para compensar as despesas, os organizadores puderam explorar várias fontes de receitas, como mercadorias, patrocínios ou colaborações efetivas.

Outra abordagem para reduzir os custos, melhorando simultaneamente a experiência no seu todo, é selecionar opções de pagamento sem numerário. Isto tornou-se uma prática favorável, proporcionando inúmeras vantagens, como pagamentos mais rápidos, mais cómodos e sustentáveis. Além disso, a parceria com um fornecedor com soluções de pagamento inovadoras pode gerar dados em tempo real e informações valiosas sobre as preferências dos clientes, permitindo a otimização imediata do pessoal e do inventário com base na popularidade. Os pagamentos digitais proporcionam um conhecimento abrangente das vendas de produtos a vários níveis, incluindo bares, localização, pessoal, variedade de bebidas e alimentos, bem como momentos de ascenção.

Transações eficientes sem numerário com a myPOS

Para o concerto de Sean Paul, os organizadores recorreram estrategicamente à myPOS como seu fornecedor de pagamentos. Um total de 17 máquinas de cartões (10 Carbon e 7 Go 2) funcionaram na sua capacidade máxima nos 9 bares. As máquinas de cartões foram utilizadas para a venda de bilhetes e atualizações, bem como para bebidas e comida. Esta foi uma medida estratégica, uma vez que isso permitiu efetuar transações sem numerário, reduzindo o tempo gasto nas longas filas nos pontos de venda de bilhetes e nos bares. Por outro lado, este facto contribuiu para um ambiente mais seguro, uma vez que o risco de roubo e fraude foi drasticamente minimizado.

As máquinas de cartões myPOS não só melhoraram a experiência em geral dos espetadores, como também proporcionaram benefícios significativos aos organizadores. Aqui está o que eles tinham a dizer sobre a utilização dos nossos produtos:

“As pessoas gostam dos pagamentos com cartão em concertos e festivais, porque os consideram mais fáceis e mais cómodos. Estamos satisfeitos por termos escolhido a myPOS como nosso parceiro para o evento e acreditamos que é verdadeiramente único.”

Em eventos de grande dimensão é fundamental escolher um sistema rápido, seguro e estável, uma vez que as transações podem variar, desde centenas a milhares. Todos os dispositivos myPOS são fornecidos com um cartão integrado SIM gratuito, que garante uma ligação ininterrupta à Internet durante as operações. Além disso, oferece inúmeras particularidades, como a funcionalidade para gorjetas e o modo multi-operador, que permite o acompanhamento do desempenho individual dos colaboradores.

“A nossa caraterística favorita é a liquidação imediata, uma vez que não temos que esperar para receber todos os montantes. Eles estão disponíveis no momento, o que nos permite gastá-los de imediato.”

A organização de eventos de grande dimensão implica inúmeros desafios e situações imprevistas, o que enfatiza a importância de um planeamento atempado. A adoção de práticas modernas e de colaborações estratégicas é fundamental para garantir o sucesso. O concerto de Sean Paul apresentou a combinação perfeita da música e tecnologia, deixando memórias inesquecíveis para todos os presentes.