O que é outsourcing – tudo o que necessita de saber

Se vai gerir um negócio, vai querer fazê-lo sem problemas. No entanto, é improvável que consiga tratar de todos os aspetos que o acompanham, e é aqui que entra o outsourcing. Mas o que é isso, e por que deveria considerá-lo como uma estratégia para o seu negócio?

Talvez antes de contemplar este modelo, tenha de pensar em algumas das seguintes questões sobre as suas prioridades de negócio: é mais importante para si ter uma maior quantidade total de poupanças fornecidas pelo outsourcing ou ter um tempo de retorno rápido para reduzir custos? Além disso, pense se quer amplas capacidades, ou conhecimentos especializados numa área específica. E, finalmente, que tipo de opções de preço procura – baixa, fixa ou variável?

Quando tiver uma imagem mais clara das respostas a estas perguntas, saberá se o outsourcing é a opção certa para si e quais as trocas que pode ou fará para ajudar o seu negócio. Mas antes de fazer isso, é fundamental olhar para o significado deste termo para que tenha uma compreensão mais firme deste tópico.

O que é outsourcing?

Reconhecida como uma estratégia de negócios em 1989 e tendo ganho rápido destaque como parte integrante da economia ao longo da década de 1990, o outsourcing é uma prática comercial em que os serviços ou funções de trabalho são atribuídos a terceiros para executar tarefas e lidar com certas operações de um negócio que anteriormente teriam sido feitos de forma interna.

Ao tomar esta decisão estratégica e contratar outra empresa para executar as suas tarefas, que anteriormente teriam sido desempenhadas pelos seus colaboradores, poderá reduzir custos e aumentar a eficiência.

Outra forma de se referir ao processo de negócios da terceirização é a contratação externa. A contratação externa, ou BPO envolve “a delegação de um ou mais processos de negócio a um prestador externo, que depois detém, gere e administra os processos selecionados para uma norma acordada.

O BPO também é subdividido entre backoffice e frontoffice. A primeira refere-se a funções comerciais internas, que incluem faturação ou compras. Por outro lado, este último inclui serviços relacionados com o cliente, como marketing ou suporte técnico.

Depois há também outra coisa conhecida como outsourcing de processos de conhecimento – KPO, que envolve processos que requerem investigação avançada e competências analíticas, técnicas e de tomada de decisão. É algo que vai encontrar em indústrias farmacêuticas onde ocorrem a I&D e a pesquisa de patentes.

Inicialmente, a duração do contrato para estes serviços era de 10 anos. Embora esta fosse a norma naquela época, houve uma mudança para contratos mais curtos oferecendo mais flexibilidade. As razões para isto? Bem, tudo depende do que está a subcontratar e porquê.

Algumas das razões mais comuns que as empresas subcontratam devem-se à redução dos custos operacionais, laborais e gerais; a uma maior aposta nas competências fundamentais, na melhoria da vantagem competitiva de um negócio; na libertação de recursos internos para outros fins mais valiosos; na mitigação dos riscos e na construção de parceiros significativos; bem como na melhoria da flexibilidade e eficiência.

Como funciona o outsourcing?

Antes de respondermos a esta pergunta, é importante apresentar alguns dos diferentes tipos de outsourcing que existem.

Primeiro, há outsourcing onshore, que ocorre dentro do próprio país. Depois há o outsourcing nearshore, que acontece num país vizinho ou um que está no mesmo fuso horário. Finalmente, há outsourcing offshore, que ocorre num país mais distante. As duas primeiras são as opções que têm o intuito de poupar em custos.

Para estruturar tal envolvimento, terá primeiro de considerar estas variáveis:

• Tempo e materiais gastos
• Preços unitários ou a pedido
• Preços fixos
• Preços variáveis
• Custo majorado
• Preços baseados no desempenho
• Ganhar mercado
• Risco/recompensa partilhado

Quais são as razões para o outsourcing?

Existem muitas razões para o outsourcing e cobrimos algumas das vantagens na secção abaixo. No entanto, alguns dos principais fatores subjacentes são o facto de permitir que os empresários dediquem recursos da forma mais eficaz, ajudando simultaneamente a manter a natureza das economias de mercado livre à escala global.

Vantagens e desvantagens

Prós

Ao subcontratar operações comerciais em forma de terceirização, as empresas recebem muitos benefícios. Estes incluem:

• Serviço constante e logística – o negócio poderá operar 24 horas por dia. Isto é ideal para empresas que têm grandes centros de apoio ao cliente com clientes que podem necessitar de assistência durante a noite. 
• Especialização e competências – as empresas que são subcontratadas normalmente lidam com mais do que uma empresa de cada vez, o que significa que podem melhorar a sua experiência.
• Um foco nos pontos fortes – isto permite que os negócios se concentrem em como se diferenciarem da concorrência. Isto é ideal para pequenas empresas com um orçamento limitado e startups, que operam em menor escala.
• Capacidades melhoradas – o outsourcing proporciona acesso a equipamentos e conhecimentos especializados que algumas empresas de outra forma não poderiam pagar.
• Custos reduzidos – há também a capacidade de poupar em custos como a redução dos custos da mão-de-obra no país em que a estratégia se realiza. Isto também é aplicável quando as empresas contratam freelancers que não necessitam de espaço de escritório e não recebem benefícios.
• Flexibilidade de pessoal – as empresas podem considerar mais acessível fazer contratações externas de curta duração quando enfrentam uma elevada procura em oposição à contratação de novos trabalhadores, que podem não compensar quando há períodos de menor procura.

Outras menções notáveis incluem:

• Flexibilidade na reunião das condições comerciais e de mercado em mudança
• Tempo mais rápido para o mercado
• Menor investimento em infraestruturas internas
• Acesso à inovação, IP e liderança de pensamento

Contras

No entanto, por outro lado, o outsourcing também tem as suas desvantagens. Estas incluem:

• Perda de controlo – isto pode afetar a qualidade de produção. Embora isso possa não ser o caso das grandes empresas, que têm mais espaço e margem de manobra para negociações, as pequenas empresas podem ter aqui uma luta.
• Qualidade inferior – o negócio primário não tem controlo direto sobre o que está a ser produzido e pode, portanto, sofrer de padrões de produção medíocres.
• Problemas com o pessoal – estes podem incluir, mas não se limitam a barreiras linguísticas e culturais. Além disso, a estrutura hierárquica do negócio subcontratado ou se for um modelo mais laissez-faire também pode afetar a produção e comunicação, se houver grandes diferenças entre o negócio e o terceiro subcontratado. 
• A opinião pública – a opinião pública sobre a terceirização como forma de levar à perda de postos de trabalho a nível nacional, ao mesmo tempo que conduz a ganhos de emprego no estrangeiro, mas a preços inferiores, e muitas vezes muito mais baratos, que não é competitivo.
• Segurança – o modelo também pode colocar desafios de segurança, como os direitos de propriedade intelectual.
• Retornos mais lentos – isto porque o parceiro subcontratado também pode servir outros clientes, levando a outros compromissos, o que significa que não podem servir o seu parceiro de negócios tão rapidamente como se não estivesse a servir outros clientes.
• Instabilidade estrutural – não é possível determinar com certeza se a empresa que presta o serviço não vai sair do negócio.
• Custos ocultos – um exemplo disso são as mudanças de última hora na cadeia de abastecimento. Os custos adicionais associados à terceirização incluem o custo de benchmarking e análise para ver se esta estratégia é a escolha certa; o custo de investigar e selecionar um fornecedor; o custo de transição de trabalho e conhecimento; custos de despedimentos; bem como a gestão contínua de pessoal da relação.

Exemplos de outsourcing

O mundo do outsourcing é grande – pode ir desde pequenas empresas que fazem pequenas tarefas, a grandes empresas que lidam com maiores partes do processo de fabrico. Aqui estão alguns exemplos.

• Contabilidade – uma pequena empresa pode optar por subcontratar os seus deveres de contabilidade a uma empresa de contabilidade para economizar nos custos de contratação de um contabilista a tempo inteiro.
• Outsourcing de processos de recrutamento, ou RPO – isto pode incluir salários e seguros de saúde, e outras tarefas de recursos humanos. Em alternativa, pode incluir identificar, atrair e rastrear novos candidatos.
• Os fabricantes – podem adquirir componentes internos a outras empresas para economizar nos custos de produção.
• O outsourcing de processos legais, também chamado LPO – pode relacionar-se com o armazenamento e cópia de segurança de ficheiros utilizando um prestador de serviços especializado em computação em nuvem, poupando nos custos de possuir a tecnologia.
• Banca – pode incluir a gestão de operações de atendimento ao cliente relacionadas com inquéritos, queixas, etc.
• Terceirização de processos de engenharia, ou EPO – é quando as funções específicas de engenharia são atribuídas a uma equipa externa. Pode incluir empresas de automóveis.
• Terceirização de tecnologias de informação, ITO – isto pode incluir desenvolvimento de software, desenvolvimento de aplicações, telecomunicações, suporte técnico, etc.
• O outsourcing do processo de conhecimento, conhecido como KPO – pode incluir a inserção de dados, a investigação de mercado, a investigação da propriedade intelectual, a criação de conteúdos, etc.

Outras menções notáveis incluem, mas não se limitam à escrita de conteúdos, marketing, gestão da cadeia de fornecimento, pesquisa e design, programação informática, aceitação de pagamentos online, formação, entrada de dados, montagem, restrições laborais, entre outros.

Insourcing vs outsourcing

Em suma, a insourcing refere-se ao processo em que “uma empresa atribui trabalho a uma subsidiária que se encontra no mesmo país”, diferindo da terceirização e das suas variações acima mencionadas. Isto pode implicar o estabelecimento de localizações de satélite para entidades empresariais específicas.

Este processo centra-se na delegação ou reatribuição de procedimentos, funções ou postos de trabalho dentro de uma empresa num local para outra entidade interna especializada nessa operação. O objetivo disto é agilizar a produção, melhorar a competência e aumentar os lucros e as receitas.

Conclusão

E aqui está! Um breve mas abrangente guia sobre outsourcing e todos os fatores que lhe estão associados. Se está a considerar esta estratégia para algumas ou muitas das suas funções empresariais, é uma boa ideia ponderar os prós e os contras primeiro, para ver se e como vão afetar o seu resultado final.

Comprometer a qualidade é algo que nenhum negócio deve fazer, pois isso afetará a sua reputação e as vendas. Em última análise, quando subcontrata, precisa de garantir que o seu fornecedor concorda consigo e irá investir no tempo e esforço para garantir que o que produzem para si é dos mais elevados padrões de qualidade em termos das taxas acordadas que predeterminou, para que os seus clientes possam continuar a receber os melhores resultados, utilizando assim o outsourcing para fazer evoluir o seu negócio.