Fatura proforma – o que é e porque a deve utilizar?

Para aqueles cujos pontos fortes não residem em números, falar de faturas e faturas proforma pode ser, no mínimo, confuso.

No entanto, como empresário, é importante saber o significado destes termos para que possa gerir o seu negócio de forma mais eficaz. Então, o que significa uma fatura proforma?

O que é uma fatura proforma?

Em termos mais formais, os vendedores apresentam este tipo de declaração ao cliente como cortesia antes de entrarem no processo final da compra. Uma fatura proforma irá, em última análise, enumerar o número de bens, uma descrição dos itens, os seus preços e IVA, se necessário, bem como quaisquer outros detalhes para tornar o processo inicial do interesse do comprador nos seus produtos um pouco mais formal.

E aqui, gostaríamos de destacar a palavra “inicial” porque uma fatura proforma é uma fatura preliminar de custos que é enviada a um cliente antes de um comerciante fornecer qualquer produto ou realizar um serviço.

Vamos começar com um exemplo para clarificar e colocar isto em perspetiva. Digamos que tem um negócio na Portugal e tem um cliente em Espanha que gostaria de lhe encomendar 50 vestidos.

Antes de enviar as suas mercadorias e antes de proceder ao pagamento, o seu cliente vai querer algo como um orçamento seu, para saber o que pode esperar e quando vai pagar. Isto é conhecido como uma fatura proforma.

Quando utilizar uma fatura proforma?

As faturas proforma, embora comumente utilizadas nas importações e transações comerciais, também podem ser utilizadas noutros cenários:

• Declarar o valor das mercadorias à alfândega
• Quando não tem todos os detalhes necessários para uma fatura comercial
• Alguns clientes usam-na para o seu processo interno de aprovação de compras
• Quando os artigos podem vir a ser danificados em trânsito
• Quando os clientes podem vir a alterar a sua encomenda
• Quando o âmbito do projeto pode aumentar

Exemplo de uma fatura proforma

As características típicas de uma fatura proforma incluem:

• A palavra proforma e também “Este documento não serve de fatura”
• Nome, logotipo e endereço da empresa do vendedor
• A data atual e a data de validade da fatura – esta pode ser em 30, 60, 90 dias ou mais
• Uma descrição e lista dos produtos e/ou serviços que estão a ser vendidos
• As quantidades de cada item
• Preços individuais e totais para cada item a serem encomendados
• Possivelmente a inclusão de taxas de imposto, tais como IVA e o montante
• O valor total que o comprador deverá pagar
• Detalhes sobre os seus dados de pagamento

Qual é a diferença entre uma fatura proforma e uma fatura?

Em primeiro lugar, uma fatura proforma não tem um número, como uma fatura. Em segundo lugar, não é juridicamente vinculativo como uma fatura. Isto significa que pode ser cancelada sem a obrigação do comprador de fazer um pagamento.

Além disso, os comerciantes não usam uma fatura proforma para fins contabilísticos como uma fatura e, portanto, não a registam como tal.

Além disso, com uma fatura proforma, pode sempre alterar e modificar os detalhes antes da entrega dos bens ou serviços e isso não o limita a manter um valor específico que poderá ser alterado mais tarde.

Vantagens de uma fatura proforma

Então, quais são as vantagens de usar este tipo de fatura? Vamos dar uma vista de olhos rápida:

• Garante um processo de venda mais suave
• Fornece ao cliente todas as informações necessárias
• Os detalhes podem ser alterados/negociados
• Não é um acordo legal
• Pode ser útil na verificação de erros
• Pode ficar no lugar de uma fatura se todos os detalhes ainda não estiverem disponíveis
• Pode ajudar com processos internos de compra
• Melhora a compreensão e o compromisso tanto do comprador como do vendedor

Uma fatura proforma é juridicamente vinculativa?

Como mencionado acima, uma fatura proforma não é juridicamente vinculativa, enquanto que uma fatura é. Uma fatura é um requisito para a contabilidade, enquanto as faturas proforma não são.

Conclusão

Agora que sabe mais sobre o que é uma fatura proforma, a noção não é tão assustadora como pode ter parecido inicialmente!

Em última análise, este pedaço de papel ou artigo eletrónico oferece ao comprador informações detalhadas sobre a compra pretendida sem os obrigar ao vínculo de efetuar um pagamento. Também não vincula o vendedor que faz a facturação.